Une bibliothèque est un contenant ; une catégorie est un rayon à l'intérieur. Un document peut figurer dans plusieurs catégories de sa bibliothèque, jamais dans deux bibliothèques à la fois.
Quelles bibliothèques existent et qui les crée ?
Trois natures de bibliothèques.
Trois natures de bibliothèques.
- Personnelle : créée automatiquement avec votre compte. Vous en êtes le seul lecteur tant qu'un administrateur ne la partage pas.
- Du cabinet : créée avec le cabinet, partagée aux membres avec un rôle.
- De connecteur : créée automatiquement quand un espace Google Drive ou Microsoft est relié. Elle reflète l'espace distant et reste en lecture seule.
Les bibliothèques ne se créent pas depuis l'interface courante : elles accompagnent un compte, un cabinet ou un connecteur.
Comment créer et renommer une catégorie ?
Depuis l'écran Documents, le bouton + au-dessus de l'arbre crée une catégorie. Le bouton Organiser ouvre la vue d'ensemble : vous y choisissez la bibliothèque à réorganiser, puis vous travaillez directement sur l'arbre.
Depuis l'écran Documents, le bouton + au-dessus de l'arbre crée une catégorie. Le bouton Organiser ouvre la vue d'ensemble : vous y choisissez la bibliothèque à réorganiser, puis vous travaillez directement sur l'arbre.
- Renommer : double-cliquez sur le nom et saisissez le nouveau.
- Déplacer : faites glisser une catégorie sur une autre pour l'y ranger.
- Enregistrer : rien à faire, les modifications sont prises en compte immédiatement.
Que se passe-t-il quand je supprime une catégorie ?
thesr vous demande d'abord ce qu'il faut faire du contenu, et vous dit combien de sous-catégories et de documents sont concernés. Deux choix :
thesr vous demande d'abord ce qu'il faut faire du contenu, et vous dit combien de sous-catégories et de documents sont concernés. Deux choix :
- Remonter le contenu : les sous-catégories prennent la place de celle que vous supprimez et ses documents rejoignent la catégorie parente. Rien n'est détruit.
- Tout supprimer : la catégorie et ses sous-catégories sont supprimées, et les documents qu'elles contiennent vont dans la corbeille, trente jours.
La dernière catégorie d'une bibliothèque ne peut pas être supprimée : une bibliothèque sans aucun rayon n'aurait plus de destination d'import.
Comment changer les catégories d'un document ?
Ouvrez la fiche du document depuis la liste, puis modifiez les catégories cochées. Un document peut appartenir à plusieurs catégories de sa bibliothèque, ce qui évite de choisir entre deux classements également justes.
Ouvrez la fiche du document depuis la liste, puis modifiez les catégories cochées. Un document peut appartenir à plusieurs catégories de sa bibliothèque, ce qui évite de choisir entre deux classements également justes.
Pour déplacer un document vers une autre bibliothèque, utilisez la copie : le document est recréé dans la bibliothèque de destination.
Qui a le droit de réorganiser l'arborescence ?
Le droit de gérer l'arborescence est attribué partage par partage. Un rôle « Tous droits » l'inclut toujours ; un rôle « Lecture seule » ou « Upload » ne l'a que s'il a été coché explicitement par un administrateur.
Le droit de gérer l'arborescence est attribué partage par partage. Un rôle « Tous droits » l'inclut toujours ; un rôle « Lecture seule » ou « Upload » ne l'a que s'il a été coché explicitement par un administrateur.
Sans ce droit, l'arbre reste visible et navigable, mais la création, le renommage et le déplacement sont refusés.
Comment retrouver un document sans recherche plein texte ?
L'écran Documents comporte un champ « Rechercher un titre » qui filtre la liste affichée, et les colonnes Titre et Mise à jour se trient. C'est le bon outil quand vous savez déjà comment la pièce s'appelle.
L'écran Documents comporte un champ « Rechercher un titre » qui filtre la liste affichée, et les colonnes Titre et Mise à jour se trient. C'est le bon outil quand vous savez déjà comment la pièce s'appelle.
Pour chercher dans le texte des documents, utilisez la barre du haut et le module Rechercher.